Datenschutzerklärung

Wer wir sind

Die Adresse unserer Website ist: https://www.sozialmass.at. Wir sind ein Unternehmen mit Sitz in Österreich (alle weitern Angaben finden Sie im Impressum).  Der Schwerpunkt unserer Arbeit liegt auf der Beratung von Organisationen mittels Prozess- und Fachberatung.

Welche personenbezogenen Daten wir sammeln und warum wir sie sammeln

Das Kontaktformular

Über das Kontaktformular können Sie uns erreichen. Sie müssen einen Namen eingeben, eine E-Mail-Adresse und das Textfeld ausfüllen. Ihr Text wird uns als Mail zugestellt.  Abgesehen von dieser Zustellung in unser Postfach werden diese Daten nirgendwo sonst gespeichert. Versagt der Dienst, erhalten wir keine Mitteilung von Ihnen. Wenn Sie Zweifel haben, ob die Zustellung der Nachricht geklappt hat, probieren Sie es bitte erneut. Zu unserem Umgang mit E-Mails lesen Sie bitte weiter unten.

Das Kontakformular wird mit ‚Durnstile‘, einem Plugin von Cloudflare geschützt. Cloudflare versichert, keine Cookie zu setzen. Alle weiteren Infos zur Privacy-Policy bei Claudflare.

Website

Wir betreiben die Website: www.sozialmass.at

Sie wird gehosted auf easysname.at, einem internationalen Anbieter mit eine Niederlassung in Österreich.

easysname.at setzt standardmäßig ein Cookie. Damit könnte die Anzahl der Zugriffe und die Verweildauer pro Seite ausgewertet werden. Wir haben diese Funktion abgeschaltet.

Folgende Daten ’sammeln‘ wir von Ihnen:

Datenspeicherung im Bereich E-Mail

Es gibt viele Gründe, warum man uns E-Mails schickt. Werbung ist beispielsweise ein solcher Grund. Natürlich auch, weil man  mit uns in Kontakt treten will. Ein jedes E-Mail das uns zugestellt wird, enthält auf jedem Fall eine E-Mail-Adresse als Absender, einen Betreff und einen Inhalt. Darüber hinaus werden mit dem E-Mail noch eine Reihe anderer Informationen versandt. Mehr zu diesen Header-Informationen auf Wikipedia.

Während wir keinen Einfluss darauf haben, was uns wer schreibt, können wir darüber Auskunft geben, was wir mit den empfangenen und von uns versendeten E-Mails machen: Werbemails werden sofort gelöscht. Von Mails auf die wir antworten, behalten wir die E-Mail-Adresse der EmpfängerIn in der App. Wenn ein Rückruf erbeten und eine Telefonnummer angeben ist, rufen wir zurück. Ergibt sich aus dem Verlauf der Kommunikation, dass wir diese Kontaktdaten mehrfach nutzen (oder nutzen werden), so werden die Kontaktinformationen in einem elektronischen Adressbuch gespeichert.

Wenn sich aus dieser E-Mail Kommunikation ein Auftrag ergibt, verfahren wir mit den Daten wie weiter unten beschrieben. Werden die Kontaktdaten mehr als ein Jahr lang nicht genutzt, werden sie spätestens am Ende des entsprechenden Kalenderjahres der Prüfung gelöscht. Gleiches gilt mit den Informationen aus dem Inhalt der E-Mails: Sind die Informationen relevant für einen Auftrag, so wird für diesen Auftrag im Mail-Programm ein Kundenordner angelegt und alle zugehörigen E-Mails hineingeschoben. Für den weiteren Umgang mit auftragsrelevanten E-Mails lesen Sie bitte weiter unten weiter.

Datenspeicherung im Bereich der Kontaktinformationen

Kontaktinformationen können wir über mehrere Wege erhalten: im persönlichen Gespräch, über einen Telefonanruf, oder eine E-Mail. Im Bedarfsfall werden die uns übermittelten Kontaktinformationen in einem elektronischen Adressbuch gespeichert. Auch hier gilt der Grundsatz: So wenig wie möglich, so viel wie notwendig. In aller Regel reichen uns Name und Telefonnummer oder Name und E-Mail-Adresse. Oft werden diese drei Informationen zusammen gespeichert. Gelegentlich werden noch zusätzliche Informationen gespeichert: bei Lieferanten etwa, welcher Art von Leistung sie erbringen (KFZ-Werkstatt, Installateur, etc.), bei Kunden noch relevante Adressinformationen (Firmenname und Adresse).

Sind die Kontaktdaten auftragsrelevant, werden sie solange vorgehalten, wie der Auftrag andauert. Werden die Kontaktdaten mehr als ein Jahr lang nicht genutzt, werden sie spätestens am Ende des entsprechenden Kalenderjahres der Prüfung gelöscht.

Aufträge und Datenspeicherung

Wird uns ein Auftrag erteilt, speichern wir folgende Daten:

• Kon­takt­da­ten (Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Tele­fon­num­mer) der Ansprechperson
• Ver­rech­nungs­da­ten: Name, Adresse, Leis­tungs­be­schrei­bung, Leis­tungs­zeit­raum inkl. Datum, Preis der erbrach­ten Leistung
• Flipchart-Fotoprotokolle
• Teil­neh­me­rIn­nen– bzw. Anwe­sen­heits­lis­ten (als Foto­da­tei bzw. Scan), so von der Auf­trag­ge­be­rIn gewünscht

All diese Daten wer­den elek­tro­nisch erfasst. Papie­rene Doku­mente wer­den am Ende der Sit­zung vernichtet.

Auftragsabrechnung

Im Zuge der Verrechnung unser Dienstleistung an den Kunden / die Kundin werden die dafür notwendigen Daten (Verrechnungsdaten, siehe oben)  verarbeitet.

Zusammenarbeit mit Dritten

Wir arbeiten mit einem externen Steuerberater zusammen. Diesem übermitteln wir alle für seine Arbeit notwendigen Daten: Kontoauszüge, Rechnungseingänge und Rechnungsausgänge in Belegform. Diese Daten werden uns nach erfolgreicher Bearbeitung retourniert. Das Übermittlungsmedium der Wahl ist die Post.

Um unseren Zahlungsverkehr abwickeln zu können, haben wir ein Konto bei einer österreichischen Bank. Hier fallen die üblichen Daten an.

Löschung bzw. Sper­rung der Daten

Wir halten uns an die Grund­sätze der Daten­ver­mei­dung und Daten­spar­sam­keit. Wir spei­cheren Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten daher nur so lange, wie dies zur Errei­chung der hier genann­ten Zwe­cke erfor­der­lich ist oder wie es die vom Gesetz­ge­ber vor­ge­se­he­nen viel­fäl­ti­gen Spei­cher­fris­ten vor­se­hen. Nach Fort­fall des jewei­li­gen Zwe­ckes bzw. Ablauf die­ser Fris­ten wer­den die ent­spre­chen­den Daten rou­ti­ne­mä­ßig und ent­spre­chend den gesetz­li­chen Vor­schrif­ten gesperrt oder gelöscht. E-Mails an uns wer­den jeden­falls nach einem Jahr gelöscht.

Aufbewahrung von Daten

• Steuern/Überprüfung durch das Finanz­amt: davon sind die aus­ge­stell­ten Rech­nun­gen betrof­fen. Die Auf­be­wah­rungs­frist beträgt zur Zeit 7 Jahre.
• Pro­jekt­do­ku­men­ta­tion: hier­für gibt es keine uns bekann­ten gesetz­li­chen Vor­schrif­ten. Im Sinne eines „ordent­li­chen Kauf­man­nes/einer ordentlichen Kauffrau“ müssen wir unseren Auf­trag­ge­be­rIn­nen jeder­zeit Aus­kunft über das lau­fende Pro­jekt geben kön­nen. Mit dem Jah­res­ende, das auf das Ende des Pro­jekts folgt, wer­den die pro­jekt­be­zo­ge­nen Daten (Ange­bote, Kon­zepte, Flipchart-Fotoprotokolle, all­fäl­lig gescannte TeilnehmerInnen-Listen oder/und Teil­nah­me­be­stä­ti­gun­gen) in ein elek­tro­ni­sches und ver­schlüs­sel­tes Archiv ver­scho­ben. Diese Daten wer­den spä­tes­tens nach 7 Jah­ren gelöscht.

Umgang mit Schriftstücken

Grundsätzlich werden uns übermittelte Schriftstücke nach dem Lesen vernichtet. Ausnahmen davon bilden

• Verträge
• Rechnungen und Belege

Verträge werden solange aufbewahrt, wie sie Gültigkeit besitzen bzw. im Streitfall vor Gericht als Beleg dienen können.

Rechnungen und Belege werden – sofern sie relevant für die Steuererklärung sind – 7 Jahre lang aufbewahrt. Ist mit der Rechnung eine Produktgarantie verbunden, so werden die Rechnungen jedenfalls bis zum Ablauf der Garantie aufgehoben.

In der Tat werden auf den Schriftstücken eine Vielzahl von Informationen abgebildet. Diese Informationen bleiben auf dem Papier und werden mit dem Papier am Ende seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet.

Ihre Rechte auf Aus­kunft, Berich­ti­gung, Sperre, Löschung und Widerspruch

Sie haben das Recht, jeder­zeit Aus­kunft über Ihre bei uns gespei­cher­ten per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten zu erhal­ten. Ebenso haben Sie das Recht auf Berich­ti­gung, Sper­rung oder, abge­se­hen von der vor­ge­schrie­be­nen Daten­spei­che­rung zur Geschäfts­ab­wick­lung, Löschung Ihrer per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten. Bitte wen­den Sie sich dazu an uns.
Damit eine Sperre von Daten jeder­zeit nachvollzogen wer­den kann, müs­sen diese Daten zu Kon­troll­zwe­cken in einer Sperr­da­tei vor­ge­hal­ten wer­den. Sie kön­nen auch die Löschung der Daten ver­lan­gen, sofern keine gesetz­li­che Archi­vie­rungs­ver­pflich­tung besteht. Soweit eine sol­che Ver­pflich­tung besteht, sper­ren wir Ihre Daten auf Wunsch.

Sie kön­nen Ände­run­gen oder den Wider­ruf einer Ein­wil­li­gung durch ent­spre­chende Mit­tei­lung an uns mit Wir­kung für die Zukunft vornehmen.

Umgang mit jenen Daten, die auf der Website erfasst werden bzw. erfasst werden könnten

Cookies, Kontaktformular und CAPCHA

Zu unserem Umgang mit Cookies auf der Website, den Daten, die wir über das Kontaktformular erheben und dem Dienst, der unser Kontaktformular absichert, dürfen  wir Sie auf den Text weiter oben verweisen.

Mit wem wir Ihre Daten teilen

Bis auf die oben angegebenen Fälle (Steuerberater, Bank) geben wir Ihre Daten an niemanden weiter.

Ihre Kontakt-Informationen

Da die Kommentar-Funktion außer Betrieb genommen wurden, speichern wir keine über die Website erhobenen Kontaktinformationen. Mit Ausnahme jener Daten, die über das Kontakt-Formular eingegeben werden. Hier gilt dann das Vorgehende weiter oben unter „Datenspeicherung im Bereich E-Mail“ beschrieben.

Weitere Informationen

Wie wir Ihre Daten schützen

Die Kontaktdaten, die wir von Ihnen erheben, werden auf einem externen Server, dessen Standort in Österreich liegt, in einer einfachen Datenbank gespeichert.

Die Mails, die wir von Ihnen erhalten oder die wir Ihnen senden, werden über einen Mailserver abgewickelt, dessen Standort in Österreich liegt. Auch der Mailserver nutzt eine Datenbank.

Mailserver und Kontaktdaten werden mittels verschiedener Sicherheitsmaßnahmen gegen Zugriff durch unberechtigte Personen geschützt. Backups Ihrer Daten werden regelmäßig gezogen und lokal gespeichert.

Jene Daten, die im Rahmen einer Auftragsbearbeitung anfallen (Angebote, Rechnungen, Protokolle, etc.) liegen auf einem Server in Österreich, das Datenverzeichnis ist verschlüsselt und nur mittels VPN-Tunnel erreichbar. Auch hier werden die Daten einerseits serverseitig gesichert und andererseits lokal. Die lokale Datensicherung wird maximal sieben Jahre lang aufbewahrt, die serverseitige Sicherung maximal ein Jahr.

Welche Maßnahmen wir bei Datenschutzverletzungen anbieten

Die Daten der Website und die Daten der Kunden und Kundinnen liegen auf verschiedenen Servern  bei unterschiedlichen Anbietern, die ihren Sitz in Österreich haben. Diese Anbieter haben umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um die Ihnen anvertrauten Daten zu schützen.

Sollten Sie dennoch eine Datenschutzverletzung erkennen, können Sie sich an uns wenden: per Telefon oder Kontaktformular.

Wenn wir eine Verletzung der uns anvertrauten Daten feststellen, dann informieren wir unverzüglich die betroffenen Personen.

Von welchen Drittanbietern wir Daten erhalten

Wir kaufen keine Daten zu, mieten auch keine Daten oder besorgen uns auf anderen Wegen Daten.

Welche automatisierte Entscheidungsfindung und/oder Profilerstellung wir mit Benutzerdaten durchführen

keine

Industrielle aufsichtsrechtliche Regulierungsanforderungen

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